Une intégration avec des délais courts et une précision pensée sur mesure
Après avoir parcouru ensemble le chemin du changement, il est temps d’amorcer la mise en route de la gestion par Monsieur SYNDIC.
Monsieur SYNDIC intervient très rapidement dés la rentrée de la copropriété au sein de son organisation. Ci après les 1 ères étapes incompressibles et essentielles pour garantir un bon lancement :
Intégrer
Mettre en oeuvre
Rendre compte
Nouvelle copropriété et nouveau client
Après avoir parcouru ensemble le chemin du changement, il est temps d’amorcer la mise en route de la gestion par MonsieurSyndic. MonsieurSyndic intervient très rapidement dés la rentrée de la copropriété au sein de son organisation. Ci après les 1 ères étapes incompressibles et essentielles pour garantir un bon lancement :
- Transmission à chacun des copropriétaires d’une fiche de renseignement à compléter pour mettre à jour l’ensemble de l’annuaire de la copropriété.
- Transmission à chaque copropriétaire d’une fiche présentant l’équipe de Monsieur Syndic en charge, leurs accès extranet vers leurs documents en ligne, ainsi qu’une méthodologie simple pour utiliser nos outils digitaux et nous contacter.
- Reprise et analyse de l’ensemble de la comptabilité .Le compte-rendu est transmis au Conseil Syndical
- Mise à jour de la liste de tous les fournisseurs et prestataires
- Information sur le changement de syndic auprès de l’ensemble des prestataires intervenants auprès de la copropriété
- Mise en place de l’ensemble des outils digitaux de Monsieur Syndic, y compris l’extranet à accès réservé pour chaque copropriétaire
- Contrôle de tous les diagnostics et contingences légales : amiante, ascenseurs, normes de sécurité, état des installations techniques, etc.
- Recensement de toutes les spécificités techniques (portail, codes d’accès,..)
- Contrôle de tous les contrats d’entretien
- Contrôle du contrat multirisque immeuble (contrôle des exclusions et des limites contractuelles d’indemnités)
- Etude, analyse et résumé du règlement de copropriété (liste des parties communes et privatives, clés de répartitions des travaux, interdictions, etc.)
- Contrôle du procès-verbal de la précédente Assemblée Générale et vérification du traitement des résolutions votées.
- Programmation avec le Conseil Syndical de la première visite technique de la copropriété en présence ou /pas d’un bureau d’études techniques.
Un résumé de toutes ces actions est adressé au conseil syndical, avec des commentaires au niveau de la règlementation, au niveau des coûts de gestion et au niveau des anomalies. Monsieur SYNDIC est très attaché à ces étapes qui lui permettent de bâtir les fondations de sa gestion.
En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts.
