Le process est simple, mais exige de faire les choses dans l’ordre et selon la loi.

Monsieur Syndic se tient à votre disposition pour vous accompagner et vous conseiller à toutes les étapes du processus.

• Vous remplissez notre formulaire de devis sur mesure en ligne. Vous obtenez rapidement un devis complet adapté à votre copropriété. Un collaborateur de Monsieur Syndic peut vous appeler, sur simple demande, pour vous aider à préciser votre devis.
• Vous devez ensuite mettre le changement de syndic à l’ordre du jour de votre prochaine Assemblée Générale. Vous devez pour cela prévenir votre syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, avant l’envoi des convocations à l’AG. Monsieur Syndic vous propose de télécharger ICI un modèle type de lettre. Cette lettre doit être accompagnée du devis que vous avez reçu.
• L’Assemblée Générale vote le changement de syndic. Un fois le vote entériné, le Président de séance signe le contrat de syndic que Monsieur Syndic aura rédigé sur la base de votre devis. Monsieur Syndic prendra alors officiellement ses fonctions au terme des délais légaux (le lendemain de l’AG, à partir du 1^er juin 2020, selon l’ordonnance du 30 octobre 2019).

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Cette démarche peut être initiée par tout copropriétaire, à tout moment.

Monsieur Syndic peut gérer toutes les copropriétés, sans limite de nombre de lots, situées en France métropolitaine, notamment dans les Bouches du Rhône.

Les contrats proposés par Monsieur Syndic sont établis sur mesure en fonction des besoins réels exprimés par les copropriétés. Toutefois, le montant minimum de souscription proposé par Monsieur Syndic est de 800 € TTC. .

• Reprise et analyse de l’ensemble de la comptabilité (Voir plus bas : Comptabilité). Le compte-rendu est transmis au Conseil Syndical
• Mise à jour de la liste de tous les fournisseurs et prestataires
• Information sur le changement de syndic auprès de l’ensemble des prestataires intervenants auprès de la copropriété
• Mise en place de l’ensemble des outils digitaux de Monsieur Syndic, y compris l’extranet à accès réservé pour chaque copropriétaires
• Transmission à chacun des copropriétaires d’une fiche de renseignement à compléter pour mettre à jour l’ensemble de l’annuaire de la copropriété.
• Transmission à chaque copropriétaire d’une fiche présentant l’équipe de Monsieur Syndic en charge, leurs accès extranet vers leurs documents en ligne, ainsi qu’une méthodologie simple pour utiliser nos outils digitaux et nous contacter.
• Contrôle de tous les diagnostics et contingences légales : amiante, ascenseurs, normes de sécurité, état des installations techniques, etc.
• Recensement de toutes les spécificités techniques (portail, codes d’accès,
• Contrôle de tous les contrats d’entretien
• Contrôle du contrat multirisque immeuble (contrôle des exclusions et des limites contractuelles d’indemnités)
• Etude, analyse et résumé du règlement de copropriété (liste des parties communes et privatives, clés de répartitions des travaux, interdictions, etc.)
• Contrôle du procès-verbal de la précédente Assemblée Générale et vérification du traitement des résolutions votées.
• Programmation avec le Conseil Syndical de la première visite technique de la copropriété.

• Oui, bien-sûr. C’est d’ailleurs une condition nécessaire pour pouvoir assurer un service de qualité et un véritable suivi quotidien auprès de nos clients.

Monsieur Syndic a développé des outils digitaux spécialement conçus pour recueillir, enregistrer, traiter, suivre, tracer et archiver toutes les questions relevant de la gestion quotidienne de votre copropriété. Ainsi, ces questions sont traitées avec un maximum d’efficacité, chaque partie prenante étant automatiquement informée de l’avancée des dossiers.

Monsieur Syndic propose un outil de déclaration en ligne très performant. Il permet à chaque copropriétaire de signaler tout problème lié à un sinistre, un incident ou une incivilité. Ces déclarations ouvrent des tickets d’incidents auprès de Monsieur Syndic. Notre système peut informer automatiquement et directement le Conseil Syndical. Les actions pour solutionner les problème relevés peuvent ainsi être entreprises très rapidement. Entièrement traçables elles font l’objet d’un véritable suivi, jusqu’à la résolution définitive de l’incident et la clôture du ticket.

Monsieur Syndic propose un outil de déclaration en ligne très performant. Il permet de porter très rapidement à la connaissance du Conseil Syndical et du syndic, tout problème lié aux parties communes rencontré par des copropriétaires. Ces déclarations ouvrent des tickets d’incidents. Les actions pour solutionner les problèmes relevés peuvent ainsi être entreprises très rapidement. Dès l’ouverture d’un ticket, toutes les actions sont enregistrées, tracées et font l’objet d’un véritable suivi jusqu’à la clôture définitive de l’incident.

• Oui. Monsieur Syndic travaille avec un partenaire bancaire réputé, solide, mais surtout spécialisé dans les solutions adaptées aux copropriétés. C’est pour nos clients un gage de sécurité, de fluidité de gestion et de totale transparence.

Oui, conformément à l’ordonnance n° 2015-1324 du 22 octobre 2015, et sauf cas particuliers prévus par la loi, Monsieur syndic ouvre un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires sur lequel sont versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat.

• Dès son entrée en fonction, Monsieur Syndic récupère le Grand Livre comptable de la copropriété. Il récupère l’ensemble des pièces nécessaires auprès du précédent syndic. Il assure toute la saisie de reprise comptable. Il effectue une analyse précise des écritures. Il signale les éventuelles anomalies au Conseil Syndical et adresse à chaque copropriétaire son relevé de compte individuel pour contrôle.

Oui, bien-sûr, Monsieur Syndic établit les appels de fonds chaque trimestre en fonction de la date d’arrêté des comptes. Les relances éventuelles sont effectuées tous les 20 de chaque mois.

Oui, bien-sûr, Monsieur Syndic réalise la clôture des comptes après validation du Conseil Syndical qui se voit fournir l’ensemble des documents justificatifs nécessaires au contrôle, dans le strict respect des contraintes légales.

• Monsieur Syndic prépare l’Assemblée Générale en étroite collaboration avec le Conseil Syndical, et très en amont. Nos collaborateurs établissent la clôture des comptes de manière rigoureuse. Une fois la date et le lieu arrêtés, ils rédigent également l’ordre du jour et envoient les convocations aux copropriétaires.

Monsieur Syndic propose plusieurs solutions, afin que chaque copropriété puisse choisir celle qui correspond le mieux à ses besoins. Vous décidez vous-même dans votre contrat du mode d’organisation que vous souhaitez.

• Mode traditionnel : votre syndic est présent physiquement à l’Assemblée Générale
• Mode Visioconférence : pratique, moderne et plus économique. Votre syndic participe et anime la réunion via écran interposé, comme s’il était présent.
• Mode Audioconférence : version améliorée et optimisée du rendez-vous téléphonique, cette méthode permet au gestionnaire de copropriété de mener l’Assemblée Générale avec un minimum de logistique.
• Mode Autonome : Vous conduisez vous-même votre AG.

S’il participe à l’Assemblée Générale (physiquement, par visio ou audioconférence), Monsieur Syndic se charge de la rédaction du procès-verbal. Si vous décidez de réaliser votre Assemblée Générale en totale autonomie, Monsieur Syndic met à votre disposition un logiciel dédié vous permettant de rédiger vous-même très facilement le procès-verbal, dans le respect de toutes les contraintes légales en vigueur.

• C’est vous qui décidez ! Vous définissez vous-même dans votre contrat sur mesure du nombre de visite que vous souhaitez dans l’année. Bien évidemment, si les circonstances l’exigeaient, d’autres visites pourraient être organisées, toujours en collaboration étroite avec le Conseil Syndical.

Monsieur Syndic organise tout d’abord obligatoirement une première visite technique dès son élection en tant que syndic (voir plus haut « Quelles sont les premières actions de Monsieur Syndic lorsqu’il entre en fonction auprès d’une copropriété ? »)

Cette première visite de terrain est destinée à établir un état des lieux clair et exhaustif des caractéristiques structurelles de la copropriété, de l’état général des parties communes, de la situation des équipements et de la situation des occupants.

Ensuite, vous décidez du nombre de visites techniques que vous souhaitez dans l’année (voir ci-dessus). Celles-ci sont évidemment réalisées en présence des membres du Conseil Syndical.

Nos collaborateurs rédigent les rapports de visite directement via notre outil digital spécialement conçu. Ce rapport est ainsi finalisé et transmis à votre Conseil Syndical pour approbation définitive quasiment dès la visite terminée. Ainsi, toutes les actions nécessaires pourront être engagées dans les meilleurs délais.

• Dans votre votre contrat sur mesure, vous décidez du nombre de tenues du Conseil Syndical que vous souhaitez en présence de votre syndic. Elles peuvent s’organiser de plusieurs manières.
  • Mode traditionnel : votre syndic est présent physiquement à la Tenue du Conseil Syndical.
  • Mode Visioconférence : pratique, moderne et plus économique. Votre syndic participe et anime la réunion via écran interposé, comme s’il était présent.
  • Mode Audioconférence : version améliorée et optimisée du rendez-vous téléphonique, cette méthode permet au gestionnaire de copropriété de participer au Conseil Syndical avec un minimum de logistique.

  Il est rappelé qu’en dehors des réunions du Conseil Syndical fixées par le contrat, le Conseil Syndical peut se réunir seul autant de fois qu’il le souhaite. Monsieur Syndic propose à cet effet un outil en ligne permettant de rédiger, classer, archiver et diffuser les comptes-rendus de ces réunions.

• Dans votre votre contrat sur mesure, vous décidez du nombre de tenues du Conseil Syndical que vous souhaitez en présence de votre syndic. Elles peuvent s’organiser de plusieurs manières.
  • Mode traditionnel : votre syndic est présent physiquement à la Tenue du Conseil Syndical.
  • Mode Visioconférence : pratique, moderne et plus économique. Votre syndic participe et anime la réunion via écran interposé, comme s’il était présent.
  • Mode Audioconférence : version améliorée et optimisée du rendez-vous téléphonique, cette méthode permet au gestionnaire de copropriété de participer au Conseil Syndical avec un minimum de logistique.

  Il est rappelé qu’en dehors des réunions du Conseil Syndical fixées par le contrat, le Conseil Syndical peut se réunir seul autant de fois qu’il le souhaite. Monsieur Syndic propose à cet effet un outil en ligne permettant de rédiger, classer, archiver et diffuser les comptes-rendus de ces réunions.

• Oui, bien-sûr, comme l’exige la loi. Monsieur Syndic s’occupe de toutes les démarches nécessaires.

La plupart des documents générés par Monsieur Syndic sont numérisés. A ce titre, Monsieur Syndic s’appuie sur un partenaire national réputé, Pro Archives, pour conserver les archives numérisées et papier couvrant les trois dernières années d’exercice de la copropriété.

• Pour les travaux d’entretien courant, Monsieur Syndic dispose d’un outil digital en ligne dans lequel sont enregistrées, tracées et archivées tout le suivi administratif et financier, ainsi que les étapes d’intervention, depuis les éventuelles mises en concurrence et les demandes de devis, jusqu’à la réalisation effective des travaux. Cet outil permet en outre un contrôle total du Conseil Syndical qui peut par exemple valider directement les factures. C’est un gage de rigueur et de transparence pour tous les copropriétaires qui peuvent ainsi être informés quasiment en temps réel.

Elle peut être usuellement assurée par le Conseil Syndical pour les travaux d’entretien courant.

Pour les travaux plus importants, Monsieur Syndic gère le suivi et la bonne application des interventions engagées, conformément aux résolutions votées par les copropriétaires en Assemblée Générale, et en mettant en œuvre toutes les solutions nécessaires et utiles, au meilleur des intérêts de la copropriété.