Chaque copropriétaire bénéficie d’un espace digital dédié et sécurisé par des identifiants personnalisés. Règlement de copropriété, compte-rendus de visites, procès-verbaux d’assemblées générale. appel de fonds, relevés de charges, contrats, listes des prestataires, etc… Tous les documents relatifs à la gestion de votre copropriété sont numérisés, archivés, et sécurisés. Ils sont ainsi mis à votre disposition en ligne 24h/24 et 7j/7, pour toujours plus de rigueur et de transparence. Les documents de la copropriété permettent de connaître la situation générale de l’immeuble (description, budget annuel, état d’entretien …) et de s’informer sur les règles applicables à la copropriété en cas de projet de travaux dans son logement ou sur les parties et équipements communs.
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La GED, traçabilité et transparence : l’une des clefs de la confiance.
Les documents comptables et financiers
L’état financier et le compte de gestion général de la copropriété présentent de manière synthétique l’état de la trésorerie de la copropriété, le montant de ses créances, dettes, charges et recettes. Ces documents comptables doivent être conformes à un modèle type.
Le budget de la copropriété comporte les dépenses courantes et les travaux d’entretien. Il est établi de manière prévisionnelle par le syndic avec l’appui du conseil syndical pour l’année à venir. Ce budget est notifié aux copropriétaires avec le comparatif du dernier budget prévisionnel en vue de son adoption en AG. Le budget est définitivement approuvé après l’exercice comptable. La présentation du budget prévisionnel et du budget définitif doivent être conformes à un modèle type.
L’état daté est un document établi par le syndic à l’occasion de la vente d’un lot de copropriété. Il comporte les informations financières sur le lot cédé (les sommes restant dues par le vendeur et celles qui lui sont dues par la copropriété, les montants des impayés…).
Les documents techniques
Le carnet d’entretien : ce document répertorie les informations techniques sur la maintenance et les travaux effectués dans l’immeuble. Il mentionne l’adresse de l’immeuble, le nom du syndic, les références des contrats d’assurance avec leur date d’échéance. Il précise également l’année de réalisation de travaux importants (réfection de la toiture, remplacement de
la chaudière ou de l’ascenseur…). Le carnet d’entretien est établi et actualisé par le syndic. Il est mis à disposition des copropriétaires et remis aux acquéreurs de lots de
copropriété.
Chez Monsieur Syndic, la GED permet l’accès gratuit à tous les documents et les enregistrements relatifs à la gestion de votre copropriété.
Les diagnostics et audits énergétiques : en plus des diagnostics réalisés sur le logement lors de sa vente ou de sa location (constat de risque d’exposition au plomb, diagnostic amiante, état relatif à l’installation intérieure de gaz ou d’électricité…), certains diagnostics sont obligatoires lorsque la copropriété est équipée d’un chauffage ou d’une climatisation collectifs. Ces documents donnent des informations sur la consommation énergétique du logement et de la copropriété pour inciter les propriétaires à envisager d’éventuels travaux pour la réduire. Un Diagnostic de performance énergétique (DPE) ou un audit doit être réalisé, selon les caractéristiques de la copropriété.
Le Diagnostic de performance énergétique (DPE) : Il concerne les copropriétés de moins de 50 lots équipées d’une installation collective de chauffage ou de refroidissement. Il donne une estimation de la performance énergétique d’un logement, basée sur sa consommation et son taux d’émission de gaz à effet de serre.
Les documents périodiques
L’appel des charges : il comporte le montant de la provision et des éventuels appels de fonds pour travaux et avances. Les charges sont appelées en fonction de la périodicité décidée par l’AG, en général chaque trimestre.
La convocation à l’AG : il comporte l’ordre du jour et les pièces justificatives obligatoires. Une fois par an, les copropriétaires sont convoqués en AG et si nécessaire à des AG extraordinaires.
Le procès-verbal de l’AG : il est tenu sur un registre spécial par le syndic et adressé aux copropriétaires absents et non représentés et ceux ayant voté contre un ou plusieurs points de l’ordre du jour.
De nouvelles informations sont à la disposition des copropriétaires :
- Le Diagnostic technique global (DTG)1 renseigne les copropriétaires sur la situation générale de l’immeuble et leur permet d’envisager d’éventuels travaux. Il comporte la liste et le coût des travaux nécessaires au cours des dix prochaines années afin d’organiser leur réalisation. Les copropriétaires décident en AG de faire réaliser un DTG pour tout immeuble à destination partielle ou totale d’habitation. Toute mise en copropriété d’un immeuble construit depuis plus de dix ans doit également être précédée d’un DTG.
- La fiche synthétique est réalisée par le syndic et regroupe les données financières et techniques essentielles à la copropriété. Elle est mise à disposition des copropriétaires (notamment, lors de la vente d’un lot de copropriété).
- Le Registre national des copropriétés (RNC) regroupe les informations financières et techniques essentielles de chaque copropriété (nombre de lots, nom du syndic…) et comporte certains documents (carnet d’entretien, DTG, audit énergétique, DPE). Cette démarche ainsi que les mises à jour sont réalisées par le syndic. L’inscription au RNC permet d’obtenir un numéro nécessaire à la vente des lots et à l’obtention de subventions publiques
